Kunden-Case • 15.06.2021

15.000 statt 20 Zollanmeldungen täglich

E-Commerce Auftrag beschleunigt Automatisierung bei SW Zoll

Normalerweise wickelt die SW Zoll-Beratung als eigenständiges Unternehmen von DB Schenker rund 15.000 Zollanmeldungen pro Monat ab. Seit Januar 2021, ausgelöst durch den Brexit, bildet der Zolldienstleister dieses Volumen allein für einen Klienten pro Tag ab. Eine gewonnene E-Commerce-Ausschreibung führte zu der Digitalisierung dieses Zollprozesses, die SW Zoll mit Unterstützung DAKOSYs umsetzte.

Über SW Zoll-Beratung

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Die SW Zoll-Beratung GmbH als eigenständiges Unternehmen von DB Schenker hat sich seit ihrer Gründung 1995 als einer der führenden Dienstleister im Bereich der Zoll- und Außenhandelsabwicklung sowie der themenspezifischen Beratung und Schulung in diesem Bereich etabliert. Durch zahlreiche industrielle Kunden, unter anderem aus dem Bereich Automotive, ist der Dienstleister mit den innerbetrieblichen Abläufen zu den einschlägigen Fachprozessen und Meldeverfahren bestens vertraut.

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swzoll.de

„Ein guter Zolldeklarant schafft 20 manuelle Importzollanmeldungen, wenn alles optimal läuft“, berichtet SW-Zoll-Geschäftsführer Martin Makowski. Ein neuer Auftrag eines großen E-Commerce-Händlers im Zuge des Brexits führte zu einer extremen Mengensteigerung. „Das Importaufkommen von zusätzlich täglich 15.000 Sendungen aus England am Flughafen Köln/Bonn wäre mit den gut 100 Mitarbeitern der SW Zoll auf dem herkömmlichen Weg nicht darstellbar gewesen“, fasst Makowski die Ausgangssituation zusammen.

Nach seiner Einschätzung gibt es nicht viele IT-Dienstleister und Zolldeklaranten in Deutschland, die die technischen Möglichkeiten haben, solche Prozesse abzubilden. Mit dem Logistik-IT-Dienstleister DAKOSY als Partner sei es dem Unternehmen gelungen, diesen Ablauf nahezu komplett zu automatisieren. „Wir extrahieren für SW Zoll seit Anfang Januar im Echtbetrieb mit unserer Software ZODIAK GE alle zollrelevanten Informationen aus den vorhandenen Logistikdatensätzen und lösen so die anstehenden Zollprozesse aus“, erklärt Lutz Hagen, Berater für Zollangelegenheiten bei DAKOSY. Dazu gehören die vorzeitige Einzelzollanmeldung, die ICS-Anmeldung, die summarische Anmeldung und die Bestätigung der vorzeitigen Importverzollung.

Alle Zollverfahren automatisiert

Der erste Prozess-Schritt beinhaltet die Erstellung und Versendung der vorzeitigen Einzelzollanmeldung an die Abfertigungszollstelle in Köln. Zu diesem Zeitpunkt hat die Ware Großbritannien noch gar nicht verlassen.

„Wir bekommen die relevanten Daten bereits bei der Bestellauslösung und übermitteln diese mit ZOADIAK GE an das Zollsystem ATLAS“, beschreibt Makowski.

Im zweiten Schritt wird die ICS-Anmeldung für die Importkontrolle generiert, mit welcher der deutsche Zoll die Luftfracht bereits vor dem Start des Flugzeugs einer Risikoanalyse für Sicherheitszwecke unterzieht.

Die Datenbasis hierfür bildet laut Hagen das Flugmanifest. „Sobald das Dokument in die Zollsoftware eingespielt ist, können wir die ICS-Anmeldung automatisiert auslösen.“

Der dritte Schritt erfolgt nach der Landung am Kölner Flughafen. Dort ist eine summarische Eingangsanmeldung erforderlich. Die Informationen für die digitalisierte Erstellung des Zolldokuments liefert der Handlingsagent bei der Entladung des Flugzeugs. „Mit einem Inbound-Scan und einem anschließenden Datenabgleich verifizieren wir, ob die gemeldete Ware auch physisch angekommen ist“, sagt Makowski.

Seine Bilanz: Bei etwa einem Prozent der Sendungen gebe es Abweichungen. Es komme immer wieder vor, dass Pakete spontan zugeladen werden oder nicht auf dem Flugzeug sind. Durch eine Sonderprogrammierung erkennt ZODIAK GE die Differenz und löst eine Nachmeldung aus.

Der vierte Schritt ist die finale Importverzollung. Im Regelfall läuft der Prozess über die vorübergehende Verwahrung bis zur Einzelzollanmeldung und dem Steuerbescheid innerhalb von wenigen Stunden weiter vollautomatisiert durch.

Die Waren sind freigegeben und können mit dem Status EU-Ware innerhalb des Binnenmarkts verteilt werden. Im Hintergrund läuft die gesamte Abrechnung automatisiert über das Inovoicing-Modul von DAKOSY und wird dann an das SAP-System der SW Zoll übergeben.

SW-Zoll-Geschäftsführer Martin Makowski

„Insbesondere für Aufträge mit einem hohen Automatisierungsgrad und einer 1:1 Beziehung zum Kunden kann die mit DAKOSY realisierte Lösung als Vorbild dienen.“

SW-Zoll-Geschäftsführer Martin Makowski

Beschau gehört zum Alltag

Zum Alltag gehört auch das Ziehen von regelmäßigen Stichproben. Deshalb hat SW Zoll gemeinsam mit dem Hauptzollamt Köln ein standardisiertes Vorgehen für die Dokumenten- und für die physische Beschau definiert. „Der Zoll informiert uns bereits auf Basis der Vorinformationen, welche Sendungen geprüft werden. Der Handlingsagent sortiert diese beim Scanvorgang aus und bringt sie zum Beschauraum, der täglich eine Stunde für uns reserviert ist“, so Makowski über den Ablauf. Bei der Dokumentenbeschau können die MitarbeiterInnen von SW Zoll über einen Sharepoint beim Kunden auf die relevanten Rechnungen zugreifen. Das Projekt zeigt für Makowski, wie sich die Dienstleistungen seines Unternehmens weiterentwickeln: „Unsere Zukunftsthemen sind Qualitätskontrollen, Einbringen von Zoll-Know-how sowie die Realisierung von automatisierten Lösungen in Zusammenarbeit mit Partnern. Insbesondere für Aufträge mit einem hohen Automatisierungsgrad und einer 1:1 Beziehung zum Kunden könne die mit DAKOSY realisierte Lösung als Vorbild dienen."

DAKOSY Büro
Mit dem Logistik-IT-Dienstleister DAKOSY als Partner ist es SW Zoll gelungen, den Prozess der Importzollanmeldungen nahezu komplett zu automatisieren.
Zollsoftware ZODIAK GE

Als einer der führenden Anbieter für Zollsoftware entwickeln wir smarte Lösungen im Bereich Zoll.

Unsere Zollsoftware ZODIAK GE ist javabasiert und sehr modern. Sie verfügt über benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Oberflächen und kann grenzüberschreitend in vielen EU-Ländern eingesetzt werden. Dieses Alleinstellungsmerkmal "eine Oberfläche für Europa" begeistert über 1.500 Spediteure, Industrie- und Handelsunternehmen und zeichnet unsere Software besonders aus.

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